RESPONSVERHOGENDE TIPS

Aandachtspunten (e-mail) uitnodiging

• Zorg dat de onderwerpregel van je uitnodiging kort en aantrekkelijk is. Vermijd daarbij wel spamfilter gevoelige teksten zoals 'belangrijke boodschap', 'gratis', 'aanbieding' etc.
  
  
• Maak de afzender van wie een (e-mail) uitnodiging is duidelijk bekend (bij voorkeur persoonlijk met voor- en achternaam), bijvoorbeeld: 'Dymphi van den Bremer | NETQ'
  
  
• Probeer je respondenten indien mogelijk zo persoonlijk als mogelijk aan te schrijven, bijvoorbeeld: 'Geachte mevrouw Van den Bremer,' of 'Beste kattenliefhebber,'.
  
  
• Houd ook de uitnodigingstekst kort en aantrekkelijk. Vermeld wel de doelstelling van het onderzoek, de lengte of duur van de vragenlijst en contactgegevens. Probeer verder duidelijk te maken wat deelname aan het onderzoek voor de respondent oplevert, bijvoorbeeld het verbeteren van de dienstverlening. Spreek bovendien altijd vooraf al je waardering uit voor deelname. Geef – indien van toepassing – aan dat antwoorden anoniem worden verwerkt.
  
  
• Probeer de uitnodiging altijd te (laten) versturen door een persoon of instantie die de respondenten serieus nemen en vertrouwen. Leg bijvoorbeeld aan de directeur voor om de uitnodiging uit zijn naam te verzenden.
  
  
• Verzend de uitnodiging op het juiste moment. Verstuur de uitnodiging voor een onderzoek naar medewerkertevredenheid niet buiten werktijd en ook niet aan het einde van het boekjaar als iedereen andere prioriteiten heef. Houd bovendien rekening met vakantieperiodes.
  
  
• Verstuur uitnodigingen aan het begin van de dag. Als op werkdagen een e-mail uitnodiging ’s ochtends wordt verstuurd (bij voorkeur tussen 06:00 en 09:00 uur) is de respons aanzienlijk hoger en sneller.
  
  
• Verstuur een herinnering bij non-respons. In de regel wordt er 1 week na het versturen van de uitnodiging een herinnering verstuurd aan respondenten die nog niet met de vragenlijst zijn gestart of deze nog niet hebben afgerond.

Overweeg incentives

• Motiveer respondenten door hen na afloop een samenvatting van de resultaten van het onderzoek aan te bieden.
  
  
• Overweeg om respondenten met een incentive te belonen voor deelname aan het onderzoek.
  
  Voorbeeld: Verloot waardebonnen of andere prijzen, of verzorg voor elke deelname een bijdrage aan een goed doel.
  Een alternatieve manier respondenten te belonen, betreft een spaarpuntensysteem. Geef de respondent hierbij spaarpunten voor elke ingevulde vragenlijst. Deze spaarpunten kunnen worden ingewisseld voor bijvoorbeeld een geschenk of waardebon. Voordeel is dan dat de respondent zeker weet dat hij de spaarpunten verdient bij het invullen van de vragenlijst (in tegenstelling tot de onzekere kans bij het verloten van een prijs).